『悩み事を皆で解決！』
第1建築設計室で担当者ミーティングを実施しました。
ヒラテ技研では事業の拡大に伴い、社員の増員と社員一人一人のスキルアップが急務です。
そのような中、第一建築設計室ではユニークな取り組みをしております。
今回は取り組みの1つ「担当者ミーティング」の事例をご紹介いたします。
今回の担当者ミーティングの議題は「担当者としての困りごと」。
管理職ではないからこそ出てくる悩みがあるようで……。
話し合いの中では活発な議論を行うために
”参加者全員、最低2回は意見を言う”というミッションを掲げました。
担当者同士がざっくばらんに意見を交換することにより、
最終的に悩みの解決法を見出して一人前の担当者となっていくためのスキルを身に付けます。
静岡事務所と東京事務所をリモート接続し、話し合いスタート。
まずは意見出しから行いました。
ファシリテータ：「普段どんな事に困ってますか？」
担当者：「う～ん……。」
1人の担当者が先陣を切って意見を出すと、それに続いて意見がどんどん出てきます。
担当者A：「そもそも自分が担当している業務が忙しいのか、余裕があるのか分からない…。」
担当者B：「Aさんに同意です。業務ボリュームが分からないため、毎日何時に帰れるか分かりません。」
担当者C：「分からないことがあって質問しようとしたときに、周りの人が忙しそうにしていると聞くに聞けないです。」
数々の悩みの中で共通していたのは、業務状況が見える化できていないことでした。
ここでベテラン担当者が業務管理に関するアイディアを提案しました。
例えば、最終的な納期だけでなく各設計フェーズの期限まで日付単位で管理し、
同じ案件に関わるメンバー全員が見られるようにする、という方法でした。
これなら「何を」「いつまでに」「誰が」「どこまで」やるのかが明確になります。
さらに進捗状況まで共有できればばっちりですね！
話し合いの結果、
「担当者が土台作りをしていく必要ある。まずは工程表作成について協議していこう！！」
という結論に至りました。
そしてミーティングの最後に、今後の担当者の増員を見越すと以下のような行動が必要だ、
という意見がでました。
・担当者はスケジュール管理能力を向上させ、工数管理を効率的に進める。
・メンバー同士がコミュニケーションを活発に行えるように、必要に応じて仕組みづくりも検討する。
・全メンバーの技術力を高め、品質を向上させる。
ミーティングでは一貫して、各担当者が他のメンバーの悩みを解決しようと、真摯に議論に参加し、チーム全体のレベルアップに必要な行動について意見が交わされていました。
チームとしての課題に当事者意識を持ち、改善しようとする姿勢がとても素晴らしいですね！
以下、参加したチームリーダーからのコメントです。
「皆から積極的な意見が出てきました。
中には私達リーダーも『なるほど』と唸るような意見も出ました。
今後、組織が大きくなる中で、今以上の担当者のスキルアップや担当者の増員は必須です。
どの担当者も自分達のチームの今後を真剣に考えて参加してくれました。
とても有意義な時間になったと思います。」
ヒラテ技研では定期的な社内ミーティングを行うなど、
専門的な知識の習得のみならず、チームの文化の醸成や社会人としてのスキルアップにも力を入れています。